Atraer clientes en la primera reunión

Ya hemos comentado en el artículo anterior algunos pasos que debemos realizar con los nuevos clientes y fidelizar clientes antes de tener una reunión. Después de haber preparado una buena estrategia, llega el momento de la verdad. La primera cita para atraer clientes es un momento para cambiar de algún modo nuestra forma de ser, y con esto no quiero decir que no tengamos que ser nosotros mismos. Se trata de ser especialmente amables y profesionales, y todo esto empieza en nuestra forma de vestir. Ya trabajes en una oficina o tengas tu trabajo en casa, puede ser que vistas de forma informal (sobre todo si trabajas desde casa). Cuando se tiene una primera reunión con un cliente, hay que cambiar esto aunque no nos guste, y llevar traje y corbata dará una imagen al cliente de que nos tomamos las cosas con seriedad. Otro importante factor es llegar puntual a la reunión. No se debe hacer esperar al cliente. Se debe dar una imagen positiva desde el principio, por lo que una actitud amigable es nuestra mejor herramienta de entrada. Si la reunión es en la oficina del cliente, debemos transmitir esta actitud a todo el mundo, desde el recepcionista al resto de la oficina.

Cuando hacemos una primera reunión en las oficinas del cliente, no sabemos que opiniones son las que cuentan y quién puede ser tu contacto directo en caso de llegar a un acuerdo. Si hace la reunión con algunos de tus colaboradores o socios, no debemos bromear en voz alta o hablar mal de otros clientes que tengamos. Hay que mostrar respeto por el tiempo y la atención que nos han dedicado por organizar la reunión. Antes de comenzar la reunión, es buena idea hacer una rápida revisión de la agenda que hemos preparado (ver artículo anterior). Algunos consejos rápidos y sencillos de seguir son no comer durante la entrevista a no ser que la entrevista sea durante un almuerzo, no contestar al teléfono durante la reunión, y de hecho es mejor apagarlo. No debemos distraernos enviando correos o mensajes de texto. No debemos susurrar a nuestros colaboradores delante del cliente, y por último, no debemos parecer cansados o distraídos.

 Una buena manera de mantener la conversación activa y continuada es tomar notas. No hay que olvidar que la meta principal de la reunión con un nuevo cliente es escuchar. No importa si el cliente es una gran inspiración o es muy aburrido – hay que mantener una actitud que muestre que estamos muy interesados en lo que nos está diciendo. Mientras el cliente habla, podemos tomar notas en un cuaderno o en un portátil si lo llevamos. Algunos expertos sugieren que es mejor preguntar si se puede tomar notas. Lo cierto es que con la aparición de los ordenadores portátiles tipo notebook, es mucho más fácil tomar notas de esta manera. De esta manera podemos organiza mejor todo lo que vamos apuntando, y tener separadas todas las reuniones que vamos teniendo. Si vas con algún colaborador, es mejor que uno tome las notas y el otro u otros estén más encima del cliente.

Si eres el único atendiendo la reunión, hay que tener cuidado en no centrarse demasiado en el ordenador mientras el cliente está hablando. Trata de tener un contacto visual continuo con el cliente mientras este está hablando. Si tienes preguntas que hacer, anótalas y espera a que finalice de hablar el cliente para formularlas. El trabajo no ha terminado cuando acaba la reunión. Esta primera reunión con el cliente es importante, pero hay que recordar que es solo el principio de una larga relación. Cuando la reunión haya acabado, es buena idea enviar al día siguiente un correo electrónico resumiendo lo que ha sido la reunión. Esto se llama un reporte de contacto. Este reporte consigue varias cosas importantes: Es una manera sencilla de decir gracias, recapitular lo hablado y proponer los siguientes pasos.

El reporte de contacto debería llevar el nombre del proyecto, la fecha de la reunión, los miembros del equipo que han atendido la reunión, una lista de lo que se ha hablado y los siguiente pasos a seguir. Es este último apartado se puede hacer alguna sugerencia de lo que hacer a continuación, quién lo hará y cuando finalizará.

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